Å føre et regnskap

Et regnskap for et orkester trenger ikke være spesielt komplisert. Man setter opp et regnskap for å ha kontroll med økonomien, og for å kunne lage et budsjett slik at man vet hva man har råd til. De fleste orkestrene har det man kaller et kontantregnskap – penger inn og penger ut. Økonomien i orkestrene er så liten at det er få krav, men viktige krav, til regnskapet.

Under finner du en gjennomgang av postene i regnskapet.

Resultatregnskap
– En oversikt over alle inntekter
– En oversikt over alle utgifter
– Resultatet (som er summen av alle inntektene, minus summen av alle utgiftene)
Dette kalles et resultatregnskap, og forteller hvordan det har gått økonomisk for orkesteret i perioden (som vanligvis er enten et kalenderår, et skoleår, eller perioden fra ett årsmøte til neste). Et slikt enkelt resultatsregnskap er det absolutte minimum for et orkester. For tips om detaljer i resultatregnskapet – se lenger ned.

Balanse
I tillegg til resultatregnskapet bør regnskapet inneholde balanse. Den enkleste form for balanse inneholder kun en oversikt over hva orkesteret eier. I tillegg kan det være en oversikt over hva orkesteret skylder andre, og hva orkesteret har utestående hos andre.

En enkel balanse ser vanligvis slik ut:
– En oversikt over hva orkesteret eier (eiendeler, vanligvis penger i banken)
– Status for egenkapital
– En oversikt over hva orkesteret skylder andre (gjeld til andre)
– En oversikt over hva andre skylder orkesteret (utestående fordringer)

Egenkapital
Dette med egenkapital kan virke litt forvirrende. Kort fortalt er det en slags regnskapsstatus som tas med fra et år (periode) til det neste. Egenkapital er et mål på hvor rik eller fattig orkesteret er. I svært enkle regnskap vil egenkapitalen være det samme som orkesteret har i banken. I litt mer sammensatte regnskap må egenkapitalen balanseres mot utstyr, gjeld og fordringer.

Poster – linjene i regnskapet
Et regnskap er satt sammen av mange forskjellige poster. En “post” er en egen linje i regnskapet. Linjene består av en tekst med forklaringer, samt et tall som viser pengebeløpene. Det er viktig at man grupperer postene fornuftig, og at man bruker lett forståelige tekster. Et regnskap skal kunne leses av andre enn de som har satt opp regnskapet.

Mer om inntekter

Når man lister opp inntektene, er det viktig å vise de forskjellige inntekstpostene hver for seg, men man kan gjerne gruppere like ting. Det er likevel viktig at hvert sted man har fått støtte fra står med hver sin linje, slik at det blir klart og tydelig hvor man får penger fra. Spesielt offentlige tilskudd skal vises med hver sin post.

Mer om utgifter
På samme måte som med inntektene bør man vise de forskjellige utgiftene hver for seg, men gjerne gruppert fornuftig. Hvis orkesteret betaler ut lønn eller honorarer, må det stå på en egen post.

Mer om balansen
Det å sette opp en korrekt balanse er ikke alltid like greit. Her er noen korte huskeregler:

Legg sammen summen av alle eiendelene. Eiendelene er en oversikt over penger i banken, penger i kasse, verdien av utstyr, samt en oversikt over fordringer (fordringer er altså hva andre skylder orkesteret, f.eks. tilskudd som dere har fått brev om, men som ikke er utbetalt ennå)

Regn ut egenkapitalen. Det gjøres på følgende måte: Sett opp hvor mye egenkapital orkesteret hadde ved årets (eller periodens) begynnelse, trekk fra eller legg til årets (eller periodens) resultat, og så får man en oppdatert egenkapital. Sagt på en annen måte: sett opp status for egenkapitalen ved starten av perioden, balanser med perioden overskudd eller underskudd, og vis balansen ved slutten av perioden.

Legg sammen summen av all gjeld. Gjeld kan være f.eks. en regning som er mottatt, men ikke betalt ennå.

Til slutt i balansen skal man gjøre følgende:

Legg sammen summen av gjeld og summen av egenkapitalen ved utgangen av perioden. Denne nye summen skal være det samme som (balansere) eiendelene.
For veldig enkle regnskap: Hvis man ikke har gjeld eller utestående fordringer, består en balanse av en oversikt over penger i banken, samt en status for egenkapital (hvor mye overskudd orkesteret har opparbeidet) – disse to summene skal være like.

Litt om noter og hva det er
Vi som driver med musikk blir kanskje litt forvirret når det snakkes om noter i et regnskap, men noter i et regnskap er altså noe helt annet. Det er mer å regne som små notater enn noe musikalsk. I store regnskap klarer man ikke å vise all informasjon samlet. For å gjøre det enkelt å lese regnskapet lager man noen forenklinger i fremstillingen av resultatregnskapet og/eller balanseregnskapet. Da benytter man noter, som gir mer utfyllende forklaringer. F.eks. kan man på inntekter skrive “Tilskudd” og beløpet i resultatregnskapet, og så liste opp alle de forskjellige tilskuddene i en note. Man nummererer gjerne notene fra 1 og oppover, og setter inn en referanse i regnskapet.

Vil du vite mer?
Vil du vite mer finnes det noe som heter “Norsk standard kontoplan” (gjør et nettsøk!) og mye annen informasjon og kurs om regnskap. I større sammenhenger er regnskap og budsjett et eget fagområde.

Ønsker du mer informasjon eller hjelp, ta kontakt med Terje, terje@unof.no

Du finner en enkel regnskapsmal her

Comments are closed.