Hvordan bruke medlemsregisteret?

Det elektroniske medlemsregisteret erstatter det orkestrene tidligere sendte inn til oss på papir. Dette erstatter både medlemslister, orkesterrapport, Frifond-søknad og Frifond-rapport, og nå også momskompensasjonssøknad. Alt dette skjer nå elektronisk.

Som leder i et av medlemsorkestrene i UNOF har du fått rettigheter til å redigere informasjon om orkesteret ditt i det nye medlemsregisteret vårt. Den som har slike rettigheter kalles en administrator. Du er derved administrator av en begrenset del av medlemsregisteret, nemlig den som angår orkesteret ditt.

Du har fått tilsendt en epost med brukernavn og passord. Hvis orkesteret skal endre kontaktperson / styreleder som har tilgang til medlemsregisteret, må dere sende en epost til UNOF på unof@unof.no

Du logger deg på her: unof.ensembler.no

Brukernavnet ditt er den epostadressen som du har oppgitt til oss.

Passordet fikk du tilsendt med epost. Vi har ikke tilgang til passordet ditt, så hvis du har rota det bort, må du klikke på “Hjelp! Jeg har glemt mitt passord”.

Når du er logget inn, vil du få tilgang til orkesteret ditt. Hvis du er leder for mer enn ett orkester, får du en oversikt over lokale organisasjoner (orkestre) som du kan administrere, og må velge ett og ett orkester for oppdatering/redigering.

Rekkefølge på oppdatering/registrering/endringer/årsrapport

1. Oppdater grunninformasjonen om orkesteret

2. Oppdater informasjon om alle medlemmene

3. Lag årsrapport, signer den og send inn

Det første du må gjøre er å oppdatere/registrere alle opplysninger om orkesteret. De feltene som er merket med en rød stjerne, må fylles ut. Hvis ikke, vil blant annet orkesteret ditt ikke kunne motta penger fra oss.

OBS! Husk å legge inn informasjon om kontingenten til orkesteret før du begynner å legge inn kontingenten på hvert enkelt medlem.

Noen av feltene i orkesterregistreringen og medlemsregistreringen trenger kanskje litt forklaring:

Regional organisasjon
Her velger du hvilken regional organisasjon (kretsledd) orkesteret tilhører.

Styreperiode
Vi spør egentlig etter hvor ofte dere velger styre (har årsmøte). Er det hvert år, annet hvert år eller sjeldnere? Noen har overlappende styre (velger f.eks. bare halvparten på hvert årsmøte), men det betyr egentlig at man velger nytt styre på hvert årsmøte.

Siste styrevalg
I de fleste tilfeller er det datoen for det siste årsmøtet du skal føre opp her.

Fylker og kommuner
Skriv inn de første bokstavene i kommunen og/eller fylket orkesteret har aktivitet i, så kommer alternativene opp. Noen orkestre har medlemmer fra mer enn en enkelt kommune, og noen orkestre har medlemmer fra mer enn ett enkelt fylke. Det er helt i orden, bare sett inn alle alternativene.

Forsikring
“Tildel medlemmer uten forsikring standardforsikring”. Kryss av i denne boksen hvis dere bruker UNOFs kollektive forsikringsordning. Alle aktive medlemmer får da en standardforsikring med forsikringsgrense inntil kr. 50.000, og alle styremedlemmer får standard ulykkesforsikring. Les mer om forsikringsordningene til UNOF her. Har dere medlemmer som allerede har høyere forsikringsgrense fortsetter de med det.

Lagerforsikring: orkesteret kan velge å forsikre instrumenter, noter og annet utstyr som midlertidig ikke er i bruk, men altså “på lager”. Dette dekker også f.eks. eventuelle slagsverksinstrumenter som orkesteret eier. Velg en forsikringsdekning som passer for det orkesteret eier.

Diverse kontaktinformasjon
Har orkesteret en Facebook-side? Twitter-navn? Eget nettsted? Sørg for at vi kan kommunisere med dere på så mange måter som mulig.

Kontingentregistrering – viktig!
Kontingenten må registreres for at medlemmene skal bli “tellende” og orkesteret blir godkjent for å ta i mot bl.a. Frifond-midler. Orkesteret må først registrere hvor mye vanlig kontingent er på orkestersiden, og deretter registrere kontingentinnbetalinger på hvert enkelt medlem. Dette er kontingenten dere har for å være med i orkesteret, og ikke den kontingenten orkesteret betaler inn til UNOF. Mange orkestre har differensiert medlemskontingent (søskenmoderasjon, differensiert etter alder eller andre faktorer), og da setter dere inn det laveste alternativet på orkestersiden. På hvert enkelt medlem setter dere inn hva medlemmet har betalt. OBS! Det er et minimumskrav på 50,- kr. for å kunne bli regnet som “tellende medlem”.

Registrering/oppdatering av medlemmene i orkesteret.
Styret og dirigenten registreres også her.

Siste oppdaterte informasjon om orkesteret ligger inne i medlemsregisteret. Denne må oppdateres ved at medlemmer som har sluttet gjøres inaktive, nye medlemmer registreres som nye, og informasjonen om de medlemmene dere har oppdateres (dersom det har vært noen endringer).

Opplysningene om medlemmene må være komplette. Sjekk at alle har riktig navn og adresse, instrument og fødselsår. Den hender vi får post i retur, og da blir adressen nullstilt.

Det er viktig at du registrerer alle som er del av orkesteret, inkludert alle medlemmene i styret (som også må være medlemmer), samt engasjerte/ansatte dirigent(er). Når du registrerer dirigent(er), må du huske på at du også velger om dere skal tegne yrkesskadeforsikring gjennom UNOF (hvis dere har arbeidsgiveransvaret). Du må registrere kontingentinnbetaling som ble gjort i 2013 for hvert medlem, ellers vil dere ikke få støtte for medlemmet i 2014.

“Tellende”
Medlemslisten inneholder en kolonne for hvem som er tellende medlemmer. For å bli tellende må orkesteret har registrert kontingent på informasjonssiden om orkesteret, og det må være registrert kontingent på hvert enkelt medlem. For øvrig må en del andre opplysninger være registrert, slik som adresse og alder. OBS! Hvis medlemmet er over 26 år vil det ikke bli regnet som tellende (det står “Nei” i kolonnen).

Årsrapport
Når du klikker på denne knappen kommer du til et nettskjema hvor du sender inn:

– Årsrapport med informasjon om orkesteret, styret, medlemmene og forsikring
– Rapport for Frifond-midler orkesteret mottok i fjor
– Søknad om Frifond-midler for i år
– Oppgir totalte driftskostnader for orkesteret til bruk i momsrefusjonsordningen
Det er mulig å oppdatere skjemaet etter at det er sendt inn. Det sist innsendte (redigerte) skjemaet er det som gjelder.

OBS! Husk at et styremedlem (sekretær, kasserer, nestleder eller andre) kan lage årsrapporten, men den må signeres av styreleder før den er gyldig. Dette i henhold til krav fra det offentlige, som tildeler oss i orkestersektoren mange penger hvert år.

Ta kontakt med oss dersom det er noe du lurer på.

Comments are closed.